Īsā atbilde: laba salona programma nav tikai kalendārs internetā. Tai jātur kopā pakalpojumi, speciālistu pieejamība, klientu dati, pieraksta noteikumi, saziņa un nauda kā viena pārskatāma darba plūsma. Tervita jau ietver tiešsaistes pierakstu, tāpēc atsevišķa pierakstu sistēma nav vajadzīga. Tervita ir veidota mazam salonam vai studijai, kur īpašnieks bieži vienlaikus ir meistars, administrators un vadītājs.
Ko salona programma risina ikdienā?
No malas salona diena izskatās vienkārša: klients izvēlas laiku, atnāk un samaksā. Īpašniekam tas pats pieraksts iziet cauri vairākām vietām. Laiks ir kalendārā, kontakts telefonā, piekrišana sarakstē, cena cenrādī, pārdošana kasē, bet nākamais solis kāda darbinieka atmiņā. Ja šīs vietas savā starpā nav saistītas, rodas dubulti pieraksti, neatbildētas ziņas, nepilna klienta vēsture un mēneša beigās jautājums, no kurienes īsti nāca apgrozījums.
Tervita šo ķēdi savieno vienā procesā. Publiskā pieraksta lapa rāda tikai patiesi brīvus laikus. Pakalpojumam ir ilgums, cena, speciālisti un, ja vajag, kabinets vai patēriņa prece. Meistars redz savu dienu, administrators visu salonu, bet īpašnieks ar tiesībām nosaka, kurš redz klientu, naudas vai atskaišu informāciju. Mērķis nav pievienot vēl vienu ekrānu, bet samazināt vietas, kuras jāsaskaņo ar roku.
Ja tiešsaistes pierakstu tikai plānojat, izlasiet arī mūsu praktisko ceļvedi par tiešsaistes pierakstu un ceļvedi par klientu pārvaldību salonā. Ja salonu tikai atverat, sāciet ar ceļvedi par skaistumkopšanas salona atvēršanu Latvijā, bet par klientu datiem un piekrišanu lasiet VDAR ceļvedī saloniem.
Ar ko pierakstu sistēma atšķiras no salona programmas?
Pierakstu sistēma ir tā daļa, ko redz klients: pakalpojuma izvēle, speciālists, brīvais laiks, apstiprinājums un atgādinājums. Tiešsaistes pieraksts tam pievieno publisku lapu, kur klients pierakstās pats jebkurā diennakts laikā, bez zvana. Salona programma ir plašāka: tas pats pieraksts turpinās kā klienta kartīte, rēķins, noliktavas atlikums un atskaite. Kā klienta pieraksta puse izskatās praksē, rāda mūsu online pierakstu sistēmas sākumlapa.
Atsevišķa pierakstu sistēma strādā, kamēr salonā ir viens cilvēks un viens cenrādis. Tiklīdz blakus parādās otrs kalendārs, kase vai Excel tabula, kādam dati jāsaved kopā ar roku. Tervitā tiešsaistes pieraksts ir tās pašas lietotnes daļa. Klients pierakstās salona lapā vai jūsu mājaslapas logrīkā latviski, krieviski vai angliski; lietotne vai konts viņam nav vajadzīgs. Pieraksts uzreiz parādās pareizā speciālista kalendārā, un apstiprinājums un atgādinājums balstās uz pieraksta faktisko stāvokli.
Kas mazam salonam ir vajadzīgs obligāti?
Pirmais slānis ir uzticams kalendārs. Katram speciālistam vajag savu darba grafiku, atvaļinājumus un izņēmumus. Pakalpojuma ilgums nedrīkst būt tikai skaitlis cenrādī: tam jārezervē pareizs laika posms. Ja pakalpojumam vajag konkrētu kabinetu vai krēslu, sistēmai jāpalīdz izvairīties no situācijas, kad meistars ir brīvs, bet darba vieta nav.
Otrais slānis ir klientu pārvaldība. Salonam nevajag slimnīcas informācijas sistēmu, bet vajag vienu sakārtotu klienta ierakstu ar kontaktiem, apmeklējumu vēsturi, piekrišanām un darbam vajadzīgām piezīmēm. Piekļuvei jābūt atkarīgai no lomas: klientu dati nav kopīga tabula visiem darbiniekiem tikai tāpēc, ka tā ir ierasts.
Trešais slānis ir paziņojumi. Apstiprinājums, atgādinājums, izmaiņas un atcelšana jāsūta no pieraksta faktiskā stāvokļa. Tervita sūta e-pastus, kas ir iekļauti cenā, un SMS ziņas. SMS izmaksas ir izmērāmas un tiek uzskaitītas atsevišķi (0,09 eiro par katru SMS daļu), lai mēneša maksā neslēptos citu klientu ziņu izmaksas.
Ceturtais slānis ir pārdošana un vadības informācija. Rēķini, kase, dāvanu kartes, paketes, lojalitāte, noliktava un atskaites nav vajadzīgas katram meistaram pirmajā dienā. Svarīgi ir tas, lai, salonam augot, nebūtu jāpārceļas uz citu sistēmu. Kabineti, kase, noliktava, atalgojuma pamatdati un pilnas atskaites ir tajā pašā plānā no pirmās dienas. Kā salonā parasti veido meistaru atalgojumu, skatiet rakstā meistara alga un komisijas.
Kā izvēlēties programmu, neiekrītot funkciju saraksta slazdā?
Garš funkciju saraksts neparāda, vai darba plūsma ir laba. Izmēģinājuma laikā pārbaudiet piecas reālas situācijas. Pierakstieties kā klients no telefona. Pārceliet pierakstu pie cita meistara. Atceliet pierakstu un paskatieties, ko redz klients. Pievienojiet jaunu pakalpojumu ar citu ilgumu. Pārbaudiet, vai mēneša apgrozījums un maksājumu veidi ir saprotami bez atsevišķas Excel tabulas.
Pēc tam jautājiet par robežām. Vai cena ir par lietotājiem vai par kalendāriem? Vai administrators maksā tāpat kā meistars? Cik maksā SMS? Vai var eksportēt datus? Kuras funkcijas strādā jau tagad un kuras ir tikai plānos? Mūsu pierakstu sistēmas izvēles ceļvedis palīdz šos jautājumus sagatavot pirms demonstrācijas.
Tervita atklāti norāda savus ierobežojumus. Tā ir tīmekļa lietotne, nevis App Store vai Google Play lietotne. Visas filiāles ir tajā pašā plānā. Tervita nav grāmatvedības programma un neaizstāj normatīvajos aktos prasīto kases sistēmu - to saskaņojiet ar savu grāmatvedi. Kad salonam vajag kases aparātu un kā to apvienot ar salona programmu, skaidrots rakstā kases aparāts salonam. Integrācija, kurai vajag atsevišķu pakalpojuma sniedzēja kontu, nav aktīva tikai tāpēc, ka izvēlnē tai ir vieta.
Cik maksā Tervita?
Tervitai ir viens plāns: 11 eiro mēnesī par katru rezervējamo speciālistu, bet ne vairāk kā 88 eiro mēnesī, sākot no astoņiem speciālistiem. Visas funkcijas un visas filiāles ir šajā cenā, bez PVN. Administrators vai reģistratūras darbinieks, kuram nav sava rezervējamā kalendāra, nekļūst par maksas vietu tikai tāpēc, ka lieto sistēmu. Tervita neņem komisiju no jauniem vai atkārtotiem klientiem.
Sākumā ir 14 dienu bezmaksas izmēģinājums. Lai izmēģinājums nepaietu nejaušos klikšķos, jau iepriekš pierakstiet pakalpojumus, ilgumus, cenas, darbinieku grafikus un atcelšanas noteikumus. Tad divās nedēļās varēsiet novērtēt īstu darba dienu, nevis tukšu kontu. Visas cenas ir redzamas cenu lapā.
Kā salonu pārcelt uz jaunu sistēmu?
Drošāk pāriet pa posmiem. Vispirms iestatiet to, kas vajadzīgs turpmākajam darbam: pakalpojumus, darbiniekus, darba laiku un publisko pierakstu. Tad pievienojiet jau norunātos nākamos pierakstus, lai jaunais kalendārs būtu pilns. Pēc tam sakārtojiet aktīvos klientus, nevis visu gadiem krāto arhīvu tikai skaita pēc. Tad pārbaudiet apstiprinājumus, atcelšanu un mobilo skatu ar saviem kontaktiem. Tikai pēc tam padariet jauno pieraksta saiti publisku.
Neturiet divus aktīvus kalendārus ilgāk nekā nepieciešams. Paralēlais periods šķiet drošs, bet ātri rada jautājumu, kurai sistēmai ticēt. Ja vecās sistēmas eksports vēl nav Tervitas atbalstītā formātā, automātisku migrāciju solīt nedrīkst. Mazam salonam kontrolēta pārnešana ar roku bieži ir ātrāka un tīrāka; lielam datu apjomam imports jāsaskaņo atsevišķi. Soli pa solim to apraksta raksts pāreja uz jaunu pierakstu sistēmu.
Kam Tervita der vislabāk?
Tervita der īpašniekam, kurš grib saglabāt tiešu saikni ar klientu, nevis būvēt biznesu uz marketplace pamata. Pieraksta lapa pieder jūsu zīmolam: to var dalīt sociālajos tīklos, Google profilā vai ievietot mājaslapā. Sistēma nesola automātiski atvest jaunus klientus un neapgalvo, ka programma viena pati palielinās apgrozījumu. Kanāli, kas jaunus klientus atved, apkopoti rakstā kā piesaistīt klientus salonam. Tā dod rīkus, ar kuriem brīvie laiki ir redzami, saziņa ir konsekventa un lēmumi balstās uz salona paša datiem.
Viens meistars var sākt ar vienkāršu kalendāru un klientu bāzi tieši tajā pašā plānā, ko lieto augošs salons ar vairākām filiālēm - cena aug līdz ar speciālistu skaitu, nevis ar funkciju bloķēšanu. Par to, kā meistaram reģistrēt darbību un kādus nodokļus maksāt, rakstījām rakstā pašnodarbinātais vai SIA. Masāžas salonam, fizioterapijai, skropstu un uzacu studijai, nagu studijai, frizētavai un kosmetologam ir atsevišķas lapas, jo to darba dienas šaurās vietas atšķiras: masāžas salonam, fizioterapijai, skropstu un uzacu studijai, nagu studijai, frizētavai un bārddzinim un kosmetologam.
Ja jau salīdzināt sistēmas, apskatiet mūsu salīdzinājumus ar Latvijā izplatītām programmām: Tervita vai SalonLife, Tervita vai Anolla, Tervita vai Fresha, Tervita vai Timma, Tervita vai Altegio, Tervita vai Treatwell un Tervita vai Booksy. Katrā ir norādīts, kad konkurenta cenas pārbaudītas, un vietas, kur konkurents ir izdevīgāks. Cenas vienā tabulā apkopotas rakstā cik maksā pierakstu sistēma.